基幹システムとは？ERPや業務システムとの違い、メリット、選び方、導入の流れを解説

基幹システムとは、企業の根幹を支える業務を統合的に管理するシステムの総称です。本記事では、企業の中核を担う基幹システムについて、他のシステムとの違いや選び方を物流DXパートナーのHacobuが解説します。

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基幹システムとは？

基幹システムとは、企業の根幹を支える業務を統合的に管理するシステムの総称です。具体的には、会計や人事、生産管理、在庫管理、販売管理など、企業活動の基盤となる業務を一元化し、効率化を図ることを目的としています。

基幹システムと他のシステムとの違い

基幹システムとERP、業務システム、情報系システムとの違いを解説します。

基幹システムとERPの違い

基幹システムと似た言葉にERPがあります。ERPは基幹システムの一種ですが、すべての基幹システムがERPというわけではありません。基幹システムは企業の主要業務を個別に管理するシステムの総称である一方、ERPは複数の基幹業務を統合的に管理する包括的なパッケージソフトウェアです。

ERPは基幹システムの機能を一つのパッケージにまとめたものであり、より広範囲な業務を統合的に管理できます。

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基幹システムと業務システムの違い

基幹システムと業務システムは似ていますが、重要度と影響範囲に違いがあります。

基幹システムは企業の中核業務を管理し、停止すると企業活動全体に影響を与えます。業務システムは特定の部門や業務プロセスをサポートするシステムで、影響範囲が限定的です。

基幹システムは企業全体の運営に直結する重要なシステムであるのに対し、業務システムはより局所的な役割を果たします。

基幹システムと情報系システムの違い

基幹システムと情報系システムは、その目的と扱うデータの性質が異なります。

基幹システムは日々の業務データを処理し、リアルタイムでの業務遂行をサポートします。情報系システムは基幹システムのデータを分析し、経営判断や戦略立案に活用します。

基幹システムが日常業務の効率化を目的とするのに対し、情報系システムは蓄積されたデータを活用して意思決定を支援します。

基幹システムの主な機能・特徴

基幹システムは複数のシステムから構成され、それぞれが企業活動の重要な機能を担っています。以降、一般的な機能について解説します。

販売管理システム

販売管理システムは、一般的に受注から請求に至るまでの販売プロセスを効率化するためのシステムです。販売実績や顧客情報の一元管理により、営業活動の最適化や迅速な対応が可能になります。

一般的な機能

• 受発注データの一元管理
• 生産計画・在庫管理システムとの連携
• 売上実績のリアルタイム把握
• 顧客別の取引条件管理

在庫管理システム

在庫管理システムは、商品の入出庫や在庫量をリアルタイムで把握し、在庫過不足を防ぎます。効率的な在庫運用をサポートし、コスト削減や顧客満足度向上に寄与します。

一般的な機能

• リアルタイムの在庫数量把握
• ロケーション管理
• 在庫移動の記録
• 適正在庫水準の管理
• 在庫評価の自動計算

生産管理システム

生産管理システムは、製造プロセス全体を管理するためのシステムです。生産計画の立案や進捗管理、品質管理などを支援し、効率的な生産体制を構築します。たとえば製造業では、市場ニーズに応じた最適な生産計画の策定や、原材料の調達から製品の完成までの一貫した品質管理の役割を担うことが一般的です。また、各工程での作業進捗や設備稼働状況のモニタリング、不良品発生の予防管理なども含めた統合的な生産管理を実現します。

一般的な機能

• 生産計画の立案
• 工程進捗の管理
• 原材料の所要量計算
• 品質管理データの記録
• 生産実績の分析

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勤怠管理システム

勤怠管理システムは、従業員の出退勤データや労働時間を記録・管理するためのシステムです。労務管理の効率化や、正確な給与計算に役立ちます。物流領域においては、ドライバーや倉庫作業員の変則的な勤務形態にも対応できる柔軟性が求められます。

一般的な機能

• 出退勤時刻の記録
• 残業時間の集計
• シフト管理
• 休暇申請の処理
• 労働時間の分析

購買管理システム

購買管理システムは、仕入れや購買業務を支援するためのシステムです。仕入れ先の管理やコストの可視化、購買プロセスの効率化を実現します。

一般的な機能

• 発注管理
• 仕入先管理
• 見積書・発注書の作成
• 支払予定管理
• コスト分析

会計システム

会計システムは、企業の財務データを一元管理するシステムです。仕訳の自動化や決算業務の効率化、法令対応のサポートを提供します。

一般的な機能

• 仕訳データの処理
• 財務諸表の作成
• 予実管理
• 経費精算
• 税務申告用データの作成

人事給与システム

人事給与システムは、従業員情報の管理や給与計算、社会保険手続きの効率化を目的としたシステムです。人事業務の負担軽減と正確性向上を図ります。

一般的な機能

• 従業員情報管理
• 給与計算
• 社会保険手続き
• 人事評価管理
• キャリア管理

基幹システムを導入するメリット

基幹システムを導入する主なメリットをご紹介します。

データを一元管理できる

基幹システムを導入することで、これまでバラバラに管理されていたデータを一元化することができます。これにより、情報の共有がスムーズになり、リアルタイムなデータに基づいた意思決定が可能になります。

業務効率化につながる

基幹システムは、多くの業務を自動化し、手作業によるミスを減らすことができます。特に、データ入力や集計作業などの反復的な作業は、大幅に効率化が期待できます。また、業務フローの標準化も進み、全体的な業務効率の向上につながります。

業務の属人化を防げる

基幹システム導入により、業務手順が標準化され、属人化を防ぐことができます。特定の担当者しかできない業務が減り、従業員の育成や人材の流動化にも貢献します。

最新のデータを経営判断に活用できる

基幹システムは、リアルタイムでデータを収集・分析し、経営者に必要な情報を提供します。これにより、経営者は最新の情報に基づいた迅速な意思決定を行うことができ、ビジネスチャンスを逃すことなく、競争力を強化することができます。

コストを削減できる

基幹システムの導入によって、ペーパーレス化や人件費の削減など、様々なコスト削減効果が期待できます。また、在庫管理の最適化や生産性の向上にもつながり、間接的にコスト削減に貢献します。

基幹システムの導入形態

基幹システムの導入形態は、大きく分けてクラウド型、オンプレミス型、ハイブリッド型の3つがあります。それぞれに特徴やメリット・デメリットがあり、自社の状況に合わせて最適な形態を選ぶことが重要です。

クラウド型

クラウド型基幹システムは、インターネットを通じてシステムを利用する形態です。初期投資が少なく、必要に応じて機能を追加できる柔軟性が特徴です。特に、小規模企業や迅速な導入を求める企業に適しています。

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オンプレミス型

オンプレミス型基幹システムは、企業が自社内にシステムを設置して運用する形態です。高いカスタマイズ性やセキュリティの確保が可能で、大規模な企業や高度なセキュリティ要件が求められる業界に向いています。

ハイブリッド型

ハイブリッド型基幹システムは、クラウド型とオンプレミス型の両方の特徴を兼ね備えた形態です。特定の業務をクラウド上で運用しつつ、重要なデータはオンプレミスで管理することで、柔軟性とセキュリティのバランスを取ることができます。

基幹システムを選ぶ際のポイント

基幹システムの選定は、企業の将来を左右する重要な意思決定です。システム選定を成功させるために、慎重に検討しましょう。

自社の課題解決に必要な機能があるか

まず、自社が直面している業務課題を明確にし、その解決に必要な機能を特定することが重要です。現状の問題を洗い出し、将来的に必要となる可能性がある機能も考慮して、システム要件を整理します。

導入・運用コストが適切か

システム導入にはさまざまなコストが発生するため、初期投資だけでなく、運用コストも含めたトータルコストを検討することが重要です。ライセンス料やカスタマイズ費用、データ移行費用に加え、保守料やアップデート費用、教育研修費用などのランニングコストも考慮しましょう。

さらに、投資対効果（ROI）を評価することも大切です。業務効率化による時間短縮やエラー削減、人件費削減など、具体的な効果を試算してみることをおすすめします。

セキュリティ対策が十分か

基幹システムでは重要なデータを取り扱うため、セキュリティ対策は特に重要です。データの暗号化やアクセス制御、バックアップ体制の確認だけでなく、セキュリティ監査やインシデント対応能力も検討項目に含める必要があります。業界特有のセキュリティ要件が課される場合もあるでしょう。クラウドシステムを利用する場合は、データセンターの所在地や運用体制などもチェックする必要があります。

導入後のサポート体制が十分か

システム導入後の安定運用には、充実したサポート体制が欠かせません。トラブル対応やバージョンアップへの対応、教育サポートなど、提供されるサポート内容を事前に確認しましょう。

製造業や物流業では24時間365日の稼働が求められることもあり、迅速な対応が可能かどうかが重要です。

基幹システム導入の流れ

基幹システムの導入は、慎重に計画を立てて段階的に進めることが重要です。

導入目的を明確にする

まずは導入目的を明確にしましょう。現状の業務における課題や非効率な部分を洗い出し、システム導入後にどのような状態を目指すのかを具体的に定義します。この際、経営層だけでなく、現場の声も積極的に取り入れることが重要です。また、業務プロセスの可視化を行い、現状の業務フローを詳細に把握することで、より効果的なシステム導入が可能となります。

導入するシステムを選定する

システムの選定は、要件定義した目的に基づいて行います。システムベンダーの選定では、機能面だけでなく、業界への理解度や導入実績なども重要な判断材料となります。複数のベンダーから提案を受け、デモンストレーションを通じて実際の使用感を確認することも重要です。その他、前の章で解説したポイントを中心に選定を進めます。また、この段階で具体的な導入スケジュールや予算配分も決定します。

システム導入

システム導入は、計画に基づいて段階的に進めます。まずは小規模なテスト運用から始め、問題点の洗い出しと修正を行います。その後、既存システムからのデータ移行、ユーザー教育、業務フローの調整などを実施します。製造業や物流業では24時間365日稼働の現場も多いため、システム切り替えのタイミングや方法について慎重な計画が必要です。また、取引先のシステムとの連携テストなども重要な工程となります。

運用管理・保守

システムの本格稼働後は、安定的な運用管理と定期的な保守が重要となります。システムの性能監視や定期的なバックアップ、セキュリティアップデートなどの基本的な管理に加え、ユーザーからのフィードバックを収集し、必要に応じてカスタマイズや機能追加を検討します。また、定期的な運用状況の評価を行い、投資対効果の検証や改善点の洗い出しを行うことで、システムの価値を最大限に引き出すことができます。

基幹システムだけでなく輸配送業務もシステム化を

基幹システムは、企業の業務効率化と競争力強化に大きく貢献します。システムの選定から導入、運用に至るまで、綿密な計画と慎重な判断が必要となります。自社の特性や課題を十分に理解した上で、最適なシステムを選択し、効果的に活用していきましょう。

しかし、企業活動全体の効率を上げるためには、基幹システムの導入だけでは不十分な場合があります。特に輸配送に関わる業務については、別途の対策が必要です。

たとえば、製造業においては生産管理を効率化したとしても、積み込み作業を効率化できなければスループットは改善しません。

物流業において自社車両の管理を効率化したとしても、協力会社への配送依頼をFAXで行っていては事務作業は非効率なままです。

そのため、基幹システム並行して、輸配送業務へのシステム投資も不可欠です。

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