運送会社の脱アナログを成功させるツール7選！まだファクス使う理由から実態・リスクまで徹底解説

「なぜ自社のアナログな業務はなくならない？」

「自社がもっと効率よく業務をこなすにはどうすればいい？」

このような悩みを抱える運送会社の担当者も多いと思います。

筆者は14年間運送会社に勤務しましたが、いまだに電話やFAX、手書き伝票が中心の現場は少なくありません。属人化やヒューマンエラーを防ぎ、労働時間の適正な管理などを効率化するためには、システム導入による「脱アナログ」が不可欠です。

本記事では、運送業界にアナログ体質が残る理由やそれによるリスクをご紹介します。さらに、それぞれの課題に対する具体的な7つの解決法を解説します。

ぜひ最後までお読みいただき、運送会社の業務効率改善の参考にしてください。

なお、「配車や協力会社への受発注を、いまだ電話・FAX・手作業で回していて困っている」という方は、配車受発注・管理システム「MOVO Vista」の活用がおすすめです。MOVO Vistaの資料は以下よりダウンロードいただけます。

運送業界におけるアナログ体質の実態

「運送業界はアナログ業務が根深く残っている」といわれていますが、実際はどうなのでしょうか。その実態を表したデータは以下の通りです。

▼運送事業者における業務工程別デジタル化の実態

業務分類	主な業務工程	デジタル化率（％）	デジタル化意向あり（％）
受注業務	・契約 ・見積 ・受注	4	53
配車管理	・配車計画 ・配車手配 ・配車表確認	9	48
集荷・輸送	・点呼業務 ・車両管理 ・入退館管理 ・完了連絡 ・日報作成 ・労務管理	18	52
納品	・納品 ・検品	2	35
請求業務	・請求書発行	36	48

※物流業務のデジタル化の手引き（国土交通省）を参考に筆者作成

データが示す通り、デジタル化を進めたい意向がありながらも、実際には進められていない運送会社が多いのが実態です。特に納品や受注といった他社が絡む領域ほど、その遅れは顕著になります。

その解決方法として、近年ではAIを活用した効率化も進んでいます。「物流現場ではどのようにAIを活用すればいい？」と疑問に思った方は、以下のリンクをクリックし、詳細を記した資料をご確認ください。

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次章では、「なぜ運送会社はここまでアナログ業務から脱却できないのか」という疑問の背景にある5つの理由を深掘りします。

運送会社がアナログ業務から脱却できない理由

運送会社は、なぜデジタル導入が進まないのか、以下の5つのポイントで解説します。

• システムの高額な導入・運用コスト
• 業務の不確実性が高く標準化が困難
• 現場のITリテラシー不足
• 業務ごとに使用するシステムが違い連携が困難
• 荷主ごとに導入しているシステムが異なるため選定が困難

システムの高額な導入・運用コスト

システムの導入や運用にかかる費用負担の大きさは、デジタル化が進まない要因の1つです。

実際に私が勤めていた運送会社の管理職も、「費用対効果が見えづらい」という理由でシステム導入に踏み切れずにいました。特に車両台数が少ない中小企業にとって、高額な初期投資や月額の保守費用は経営を圧迫するリスクとなります。

ただ、近年は初期費用が発生しない月額課金制（SaaS型）のサービスが増加傾向です。自社の規模に合わせてスモールスタートできるツールをうまく選べば、導入コストを最小限に抑えてデジタル化を開始できます。

業務の不確実性が高く標準化が困難

物流の現場は毎日がイレギュラーの連続であり、業務を一定のルールで型にはめる標準化が容易ではありません。

急な発注や配送直前のキャンセル、荷受先での検品トラブル、事故や天候の変化による到着遅延など、現場では毎日のように不確実な事態が発生します。これまでは、運行管理者やベテラン作業員が長年の経験と機転を利かせてなんとか現場を回してきたのが実態です。

現場のナレッジや臨機応変な対応をシステム上でどう再現すべきかが分からず、「ツールを入れても現場が回らなくなるのではないか」という不安からアナログ管理に頼り続けてしまいます。

現場のITリテラシー不足

長年、勘や経験を頼りに業務を行ってきた業界特有の歴史や、従業員の高齢化も手伝って、ITツールに対する強い抵抗感を持つ現場スタッフが多いのも事実です。加えて、たとえ本社や管理者がITに強くても、実際に現場でツールを操作するドライバーや作業員が使いこなせなければシステムは定着しません。

私の実体験としても、トラック全車にデジタルタコグラフを導入した際、カーラジオ並みに単純な操作すら拒絶反応を起こす高齢ドライバーがいました。

業務ごとに使用するシステムが違い連携が困難

受注管理、配車、運行管理、請求書発行など、各業務に個別のシステムを導入した結果、システム間のデータ連携ができずにアナログ業務が残るケースが見られます。

たとえば、受注管理と請求管理でそれぞれ異なる基盤のシステムを導入しており、一元管理が難しいなどです。部分的なデジタル化を進めても、システム同士が分断されているため、現場全体のペーパーレス化や効率化という恩恵を十分に享受できていません。

荷主ごとに導入しているシステムが異なるため選定が困難

多重下請け構造が根強い運送業界において、運送会社の意思だけでシステムを一本化することは困難です。

筆者が運送会社にいた当時の運行管理者は、「各荷主がバラバラのシステムを指定してくるから、自社主導で管理方法を定められない。立場が弱い運送会社のシステムに合わせてもらうのは無理だ」と嘆いていました。

A社の荷物はA社のWebシステムに入力し、B社の荷物はFAXで受発注をおこなうといったように、相手方に合わせざるを得ない関係性が、運送会社のアナログ体質を固定化させる要因となっています。

次章では、「どのような業務がアナログなまま運送会社に残っているのか」という具体例をリスト化して洗い出します。

運送現場に残るアナログ業務リスト

本章では、運送現場に残るアナログ業務として、以下の6つをご紹介します。

• 電話やFAXによる配車業務
• 手書き伝票による請求・支払管理
• 日報や点検記録による車両管理
• 点呼業務などの労務管理
• トラックやコンテナへの積み付けプラン
• 手作業による積み降ろし

電話やFAXによる配車業務

運送業界において、配車計画の作成やトラックの手配は、未だに電話やFAXを中心としたアナログなやり取りが残るのが実態です。

事務所の壁に掛けられたホワイトボードを見ながら、管理者が経験と勘を頼りに配車を組み、ドライバーへ個別に電話連絡をする光景は珍しくありません。

配送管理の基本的な仕事内容や業界が抱える課題を体系的に整理したい方は、以下の記事をご確認ください。

関連記事：配送管理とは？主な仕事内容や課題など知っておきたい基本知識を解説

手書き伝票による請求・支払管理

運送現場では、荷物の引き渡し時に使用する受領書や配送伝票が、複写式の紙伝票のまま運用されているケースが多く見られます。

ドライバーが持ち帰った手書きの伝票を、事務員が1枚ずつ確認しながらパソコンのシステムに手入力で転記していく作業は、膨大な時間と労力を要します。

日報や点検記録による車両管理

運行を終えたドライバーが作成する運転日報や、乗務前に行う車両の日常点検記録を、紙の用紙に手書きで記入して管理している運送会社は少なくありません。

紙による管理は、過去のデータを振り返る際に特定の書類を探し出す手間がかかるほか、保管スペースの確保という物理的な問題も引き起こします。

車両管理のシステム化するツールについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご確認ください。

関連記事：車両管理システム17選！4つの機能タイプ別の費用、選び方を比較解説

点呼業務などの労務管理

ドライバーの安全運行を守るために義務付けられている点呼業務ですが、運行管理者が対面で点呼を行い、その結果を紙の点呼記録簿に記入する運用がまだ見られます。

出勤時には管理者の前にドライバーの長い列ができ、早朝や深夜を問わず車両が動く運送業では、運行管理者が24時間体制で現場に張り付かなければなりません。

トラックやコンテナへの積み付けプラン

荷物の形状や重量が異なる混載便などにおいて、どの荷物を車両のどこに配置するかを決める積み付け計画は、現場の作業員や管理者の「長年の勘」に頼っているのが実態です。

荷物のサイズに合わせてパズルを組むような高度な判断が必要となるため、特定のベテランスタッフしか計画を立てられないという属人化の問題が発生します。

手作業による積み降ろし

トラックへの積み込みや荷下ろしをバラ積みによる手作業で行っている現場は依然として多く存在します。

理由の1つは、荷物の形状や段ボールのサイズが不揃いで、パレット化が進まないことです。また、積載率を限界まで上げて採算を合わせるためにはバラ積みが不可欠という側面もあります。

次章では、「アナログ業務を放置し続けることで、どのようなリスクがあるのか」という疑問にお答えします。

アナログ管理を続けることで起こりうるリスク

本章では、従来のアナログな管理体制を維持し続けることによって生じるリスクについて、以下の3つのポイントで解説します。

• 二重入力や誤認に起因するヒューマンエラー
• 業務の属人化に伴うブラックボックス化
• 法令違反によるペナルティと社会的信頼の失墜

二重入力や誤認によるヒューマンエラー

紙の伝票やFAXをベースとしたアナログ管理では、情報をシステムへ転記する際の入力業務が避けられません。

手書き文字の読み間違いや入力ミスといったヒューマンエラーは、配車ミスや請求漏れに直結します。

一過性のミスであっても、確認作業や修正対応に多くの時間が費やされ、現場の生産性を損なう要因となります。

業務の属人化とブラックボックス化

配車計画や積み付けプランをベテラン管理者の経験や勘に頼り続けると、業務が特定のスタッフにしかわからない状態（ブラックボックス化）に陥ります。

万が一その担当者が不在になった場合、現場や運行管理が一時的に停止してしまう危険性があります。

筆者がいた現場は、コンテナへの積み付け業務が属人化していました。欠員が多く出た際、穴埋めのためにスポットのアルバイトを数名雇用しましたが、業務が複雑でなにもさせることができないという苦い経験があります。

標準化されていないノウハウや業務は若手への継承が難しく、将来的な担い手不足をさらに悪化させる要因となります。

法令違反による罰則や信頼失墜

近年、運送業界では法令による規制が急速に強化されています。2024年4月からはトラックドライバーの時間外労働に年960時間の上限規制が適用され、2025年6月には「貨物自動車運送事業法」を改正する法律が成立しました。さらに事業許可の更新制（5年ごと）や、国土交通大臣が定める「適正原価」を下回る運賃・料金の制限などが、2028年の施行に向けて段階的に導入されます。

これらの規制に共通して求められるのは、労働時間・原価・運行実態を正確に記録し、いつでも示せる状態にしておくことです。ところが、手書きの日報やFAXに頼ったアナログ管理のままでは、この「正確な記録と把握」が極めて困難になります。

• 労働時間の管理：手書きや口頭での勤怠管理ではドライバーの労働時間や待機時間を正確に把握できず、気づかないうちに960時間規制を超過するリスクがあります。
• 許可の更新：5年ごとの更新では、適正な事業運営を継続できている証跡が問われます。記録が紙のままでは、安全管理や労務管理の実態を示せず、更新に支障をきたすかねません。
• 原価の把握：人件費・燃料費・労働時間といった原価をデータで把握できなければ、「適正原価」を下回らない運賃を根拠を持って主張できません。

つまり、アナログ管理を続けること自体が、気づかないうちに法令違反を犯し、行政処分を受けるリスクを高めます。さらに、法令を遵守できない事業者は行政処分にとどまらず、取引先である元請や荷主からの信頼を失い、仕事そのものを失いかねません。

次章では、「具体的にどのようなデジタルツールを活用すればいい？」という解決策について詳しく解説します。

脱アナログ業務！効果的な物流DX7選

本章では、脱アナログ業務に直結する効果的な物流DXについて、以下の7つのツールを解説します。

• 配車受発注・管理システム（TMS）
• 動態管理システム
• AI-OCRによる伝票電子化
• AI点呼ロボット
• デパレタイザーや仕分けロボット
• 積み付け計画システム
• トラック予約受付システム

配車受発注・管理システム（TMS）

配車業務のアナログ管理から脱却するには、配車受発注・管理システム（TMS）の導入がおすすめです。

ホワイトボードや電話で行っていた車両手配をデジタル化し、配車計画の作成や進捗管理を一元化します。

システム上で情報を共有することで、配車ミスや伝達漏れを防ぐことが可能です。

TMSの具体的な機能や選び方について詳しく知りたい方は、以下の記事もご確認ください。

関連記事：配送管理システム(TMS)の選び方を解説！基本機能と比較ポイント

数あるTMSの中でもおすすめなのは、「MOVO Vista」です。協力会社への配車依頼から請求までをシステム上で管理できます。さらに、拠点を横断したデータ分析も可能です。MOVO Vistaについてご興味をお持ちの方は、以下のリンクをクリックし詳細を確認してください。

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動態管理システム

運行中のトラックの現在位置やステータスをリアルタイムに把握するには、動態管理システムが有効です。

GPS端末やスマートフォンの位置情報を活用し、車両の動態を地図上で可視化します。

これにより、到着時間の正確な予測や急な集荷依頼への迅速な対応が可能です。ドライバーへの電話確認の手間が省け、管理者の業務負担軽減に直結します。

おすすめの動態管理ツールは、「MOVO Fleet」です。トラックの管理はもちろんのこと、データを蓄積するため、戦略策定の素材としてお使いいただけます。また、荷主ー運送会社間の情報共有が可能です。

MOVO Fleetについてご興味をお持ちの方は、以下のリンクをクリックし詳細を確認してください。

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AI-OCRによる伝票電子化

手書きの点検記録や受領伝票などの紙ベースの書類は、AI-OCRを活用して電子化することが効果的です。

AI技術を用いて高精度で手書き文字を読み取り、自動でデータ化する仕組みです。

事務員によるシステムへの転記作業の手間を省き、誤入力などのヒューマンエラーを防止します。

物流現場に強いAI-OCRは「MOVO Adapter」です。従来の帳票ごとに座標設定が必要だったAI-OCRとは異なり、生成AIが文脈や項目を自動で判別。バラバラなFAXや紙でも即座にデータ化します。MOVO Adapterについてご興味をお持ちの方は、以下のリンクをクリックし詳細を確認してください。

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AI点呼ロボット

運行管理者の業務負荷を下げる手段として、AI点呼ロボットの導入が有効です。従来は運行管理者が対面で行っていた点呼業務をロボットが代替します。

早朝や深夜を含む24時間体制の点呼業務を自動化し、運行管理者の負担を軽減することが可能です。

コンプライアンスを遵守しつつ、手書きによるアナログ管理から脱却するためのソリューションとして現場への導入が進んでいます。

デパレタイザーや仕分けロボット

手作業による積み降ろし作業の負担軽減には、デパレタイザー（荷下ろしロボット）や仕分けロボットの導入が解決策となります。

画像認識技術等を用いて、コンテナからの荷下ろし作業をロボットが代行します。重労働を機械化することで、現場の労働環境改善に貢献。その結果、人手不足や作業員の定着に期待できます。

積み付け計画システム

ベテランの勘に頼っていた荷物の積み込み手順は、積み付け計画システムによって標準化が可能です。

荷物のサイズや重量、納品順序などをシステムに入力することで、最適な積み付け位置を自動で計算して提示します。

パズルを解くような複雑な判断が不要となり、経験の浅い作業員でも効率的な積み込みを実現します。

このシステムを活用し、トラック内のデッドスペースを減らして積載率を高めることで、運行の効率化にも期待できます。

トラック予約受付システム

物流施設へのトラックの入退場管理は、電話でのドライバーへの直接連絡や、到着したドライバーの受付業務など、アナログな対応による非効率が残っています。さらに、場内の混雑や車両の集中による庫内業務の遅れによる、ムダな荷待ちが問題となっています。

その問題の解決策として有効なのが、トラック予約受付システム（バース予約システム）です。トラックの入退場をシステムで管理し、受付でのサインや電話でのやりとりといったアナログ業務を解消し、作業の平準化を実現できます。

トラック予約受付システムでおすすめなのが6年連続シェアNo.1* の「MOVO Berth」です。充実の機能や手厚いサポートで、80万を超えるトラックドライバーが登録しています。ＭOVO Berthについてご興味をお持ちの方は、以下のリンクをクリックし詳細を確認してください。

資料「【シェアNo.1】3分でわかる トラック予約受付サービスMOVO Berth（ムーボ・バース）」をダウンロードする

次章では、「DX化で実際に成果を上げた事例が見たい」という声にお答えします。

運送業務のデジタル化を成功させた事例

港湾物流DXで配車発注業務の工数を約40％削減

株式会社後藤回漕店

創業140年を超える総合物流企業・株式会社後藤回漕店では、京浜港で月1,500〜2,000件にのぼるドレージ配車を、電話・FAX・メール中心のアナログな運用で手配していました。2024年問題や実運送体制管理簿などの法対応も迫るなか、他ベンダーとのシステム開発はドレージ配車特有の複雑さが伝わらず1年弱で断念。物流ドメイン知識の深さと伴走支援を決め手に「MOVO Vista」を導入した結果、発注業務の工数を約40％削減しました。基幹システムとの連携で二重入力を解消し、協力会社も配車状況を一目で把握できる環境を整えています。

▼詳しい導入の経緯と成果はこちら

関連事例：港湾物流DXで配車発注業務の工数を約40％削減｜株式会社後藤回漕店

配車業務にかかる時間を50%削減！月1,500枚のFAXをゼロに

鴻池運輸株式会社

1880年創業の総合物流企業・鴻池運輸株式会社の国立流通センターでは、1日40〜50件の配送手配が一人の配車担当者に集中し、属人化と残業が常態化していました。1件の配車手配につきFAX・メール・電話でのやり取りが6回ほど発生し、車両や積地情報が変わるたびに手書きで書類を修正、ヒューマンエラー防止の作業も負担となっていました。「MOVO Vista」導入後は配送依頼や情報更新がシステム上で完結し、配車業務にかかる時間を50%削減。車両の采配業務に専念できるようになりました。さらに月約1,500枚のFAXがゼロになり、協力会社からも喜びの声が上がっています。

▼詳しい導入の経緯と成果はこちら

関連事例：配車業務にかかる時間を50%削減！月1,500枚のFAXをゼロに｜鴻池運輸株式会社

まとめ

運送現場の負担を軽減し、効率的な業務運営を実現するためにはデジタルツールの活用が不可欠です。

本記事では、効果的な物流DXツールとして、以下の6つをご紹介しました。

• 配車受発注・管理システム（TMS）
• 動態管理システム
• AI-OCRによる伝票電子化
• AI点呼ロボット
• デパレタイザーや仕分けロボット
• 積み付け計画システム
• トラック予約受付システム

これらのツールを導入する際は、現場の具体的な課題を洗い出し、目的に合ったシステムを選定してください。

一度にすべての業務をデジタル化するのではなく、効果の出やすい部分から段階的に進める手法が有効です。

新しいシステムの定着には、現場で働くスタッフの理解と協力が欠かせません。運用する従業員の声に耳を傾けながら、使いやすい環境を構築していくことが求められます。

*出典：デロイト トーマツ ミック経済研究所『スマートロジスティクス・ソリューション市場の実態と展望【・2025年度版】』（https://mic-r.co.jp/mr/03650）。バース管理システム市場のベンダー別拠点数について、本調査に参加した国内主要システム6社の拠点数合計をシェア100％とした場合の割合。