「配車担当のFAXが減ったことで、自社の売上は増えた。」もし、同業の元請けがそんな夢みたいな話を実現しているとしたら、興味はないでしょうか？

配車業務の効率化は、売上拡大に直結するとHacobuは考えています。本記事では、その理由を解説します。

「現場はうまく回っている」とお考えの責任者やDX推進者も、ぜひ本記事をご覧いただき、配車業務の効率化、そして売上拡大のきっかけとなれば幸いです。

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車割り後、一次請けへの依頼プロセスがポイント

まず配車業務のどこに、効率化の可能性があるかを整理します。

荷主から受けた配送依頼を車割りをしたあとの「一次請けへ依頼をする」プロセスがポイントです。

TMSなどのシステムはすでに導入している企業でも、一次請けへの依頼や車番回収、請求のプロセスでは、配車担当は事務作業に多くの時間を取られているのではないでしょうか。

以下のグラフをご覧ください。

上段のグラフは1日30回の配車業務を行っている配車担当の1日を例示したものです。例えば以下のような事務作業に多くの時間を取られています。

• 配送依頼書の作成・FAX
• 配送依頼の電話
• 配車依頼書の受領・返信
• 車番連絡
• 請求書の突合

Hacobuは、下段のグラフのように事務作業の工数を削減できると考えています。そして削減して生まれた時間を以下のようなことに費やすことが可能になるでしょう。

安全品質向上のための確認作業

ラッシングが正しくできているかなどの確認に時間を割くことができます。

安全品質の向上は、荷主との持続的な関係構築につながります。

荷主・協力会社フォローによる案件の創出

荷主側に対して「この方面に案件はないか」、協力会社に対して「どういう荷物が欲しいか」といった求貨求車の活動時間を増やすことができます。

荷主への新しいルートの提案などの営業活動による売上増

配送実績を確認し、より効率的なルートを荷主に提案する時間も作ることができます。

直近の求貨求車だけでなく、中長期的な売上拡大を狙うことが可能です。

新規荷主への営業活動

既存の荷主だけでなく、新たな荷主の新規開拓をする時間も作ることができます。

もしかしたら既存の荷主よりも良い案件が見つかるかもしれません。

このように配車担当の業務を効率化することで、新たな売上拡大の機会が見込めます。現状でも現場はうまく回っているかもしれませんが、さらなる効率化は売上拡大のチャンスとなるのです。

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一次請けとの業務プロセスをシステム化する

それでは、具体的にどのように配車担当の事務作業を効率化するのでしょうか。Hacobuが提供するMOVO Vistaというシステムを新たに導入することが有効です。

MOVO Vistaは、自社で導入し、一次請けと共同で使うシステムです。これまで一次請けとやりとりしていた事務作業を基本的にパソコン上で行うとイメージください。

詳細はMOVO Vistaのサービス資料をダウンロードしてご覧ください。

\MOVO Vistaの詳細はこちらから/

MOVO Vistaを用いた具体的な流れ

MOVO Vistaを使った配車業務の例を動画でご紹介します。荷主から出荷依頼が来た貨物を車割りした後、配送案件を一次請けに依頼するところからMOVO Vistaで行います。

MOVO Vistaを用いた効率化のポイント

MOVO Vistaを用いた効率化のポイントは以下の点です。

配送依頼時

• 一括登録やテンプレート機能を用いて配送依頼書を作ることができ、自社システムやエクセルに都度手入力するよりも効率化できます。
• MOVO Vista上で数クリックで配送依頼を一次請けに送ることができ、配送依頼書をプリントアウトし、複合機でFAX番号を入力して送信するよりも効率化できます。

車番連絡

• 一次請けからの車番連絡はMOVO Vista上で行うので、複合機までFAXを回収しに行く、システムや車番連絡票に手入力するよりも効率化できます。

配送後

• 請求書の提出（実績運賃をもらう、転記する、突合する）一次請けからMOVO Vista上で請求書を提出いただきます。自社側では配送案件に紐づいた状態で請求書を確認できるので、突合作業が不要になります。

5時間かけていた業務が、たった50分まで削減

このように、これまでアナログに行っていた事務作業をMOVO Vista上で行うことで業務効率が上がります。

例えば、1日30件の配車業務を行っている場合、約5時間かけていた業務が、たった50分になり、1日4時間の工数を削減できます。

※MOVO Vistaを導入した際の一例で効果を保証するものではありません。

配送進捗、着待機時間をリアルタイムに把握

さらに、MOVO Vistaを使うことで現状では取得できない情報も把握できます。

ドライバーはスマートフォンから配送実績を登録でき、到着や出発の時刻、荷待ち時間を記録することが可能です。また、画像もアップロードすることができるため、貨物や積載の状況を共有できます。配車担当は、MOVO Vistaの画面上で、ドライバーが登録した配送実績を閲覧することができます。配送実績に応じて画面上のステータスも「配送中」「完了」などと変わるため、リアルタイムで作業の状況を把握することが可能です。

配車業務を効率化し、さらなる売上拡大を目指そう

自社の配車担当は事務作業に多くの時間を割いているかもしれません。しかし、そのような業務を効率化することで、売上拡大につながる新たな活動ができるようになります。

MOVO Vistaを活用し、配車業務の効率化を実現しませんか？

MOVO Vistaのサービスの概要や導入事例は以下リンクからダウンロードいただけます。

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