配送管理とは？主な仕事内容や課題など知っておきたい基本知識を解説

配送管理とは、荷物を「いつ・どこへ・だれが・どのように届けるか」を一貫して設計・管理する業務です。協力会社への配車依頼が多い荷主や元請け事業者ほど、配送管理の質がコストやリードタイム、顧客満足度を大きく左右します。本記事では、物流DXパートナーのHacobuが配送管理の基本からアナログ運用の課題、配送管理システム（TMS）による解決策、システムの選び方までを体系的に整理し、実務にすぐ生かせる視点で解説します。

なお、配送管理の課題を今すぐ解決したいなら、Hacobuの以下のサービスをご覧ください。

• 協力会社の動態管理・運行実績を可視化したいなら→ MOVO Fleet：GPS位置追跡や運行実績の自動集計により、協力会社の運行状況をリアルタイムで把握、分析できます。資料ダウンロードはこちら
• 協力会社との配車受発注・請求管理を一元化したいなら→ MOVO Vista：荷主・元請け・運送会社をクラウドでつなぎ、配車依頼から請求突合まで対応します。資料ダウンロードはこちら
• 自社固有の物流課題にカスタム対応が必要なら→ Hacobu Solution Studio：物流データ基盤の構築から業務システムの個社開発まで、専任チームが対応します。資料ダウンロードはこちら

配送管理とは何か

配送管理とは、荷主や元請け事業者などからの受注情報を起点に、適切な車両・ドライバーの手配、配送ルートとスケジュールの設計、当日の運行状況の把握、完了後の実績・コスト管理までを一元的にマネジメントする業務です。単にトラックを手配するだけでなく、配送品質とコスト、安全性、法令遵守を両立させることが求められます。

具体的には、配送先や時間指定、積載量、温度管理などの条件を踏まえた配車計画の立案、道路状況を考慮したルート設計、協力会社との連絡・指示、当日の進捗管理、再配達やトラブル対応、配送実績や運賃データの集計と分析といった業務が含まれます。これらを適切に管理できているかどうかが、空車回送の多寡や配送遅延の発生頻度、ドライバーの残業時間、顧客からのクレーム件数などに直結します。

また、自社便だけでなく多数の協力会社を活用する場合、配送管理はさらに複雑になります。複数の運送会社にまたがる配車状況を把握し、誰がどの荷物をいつ届けるのかを透明化できていなければ、原価の実態が見えないまま運賃交渉に臨むことになり、収益性の低下や取引先とのトラブルリスクが高まります。そのため、配送管理はサプライチェーン全体の最終工程を統合的に制御するマネジメント機能として位置づけることが重要です。

なぜ今「配送管理」の強化が求められるのか？

物流効率化法や貨物自動車運送事業法の改正による制約の厳格化、燃料費や人件費の高騰、配送サービス水準に対する顧客の期待の高まりが同時並行で進んでおり、従来の経験頼みの配送管理では立ち行かなくなりつつあります。限られた車両・ドライバーで荷量とサービス要求を支えるために、配送管理の高度化が急務になっています。

物流関連法令への対応

2024年問題で運転時間・休息の制約が強まり、配送管理ではコース別の拘束時間や運行計画を可視化し、無理のない配車・納品計画に落とし込む必要があります。改正物流効率化法の文脈では、積載率や便の集約など輸送の効率化がより重視されるため、物量・車格・積載率を踏まえた配車設計や実績分析が欠かせません。加えて改正貨物自動車運送事業法の流れでは、実運送体制管理簿で請負階層を把握し、2次請け以内に収める努力義務に対応するため、委託先情報と再委託の状況を配送管理の中で管理することが求められます。

配送コストの高騰と削減要請

燃料費や人件費、車両価格、保険料などの上昇により、配送コストは中長期的に増加傾向にあります。一方で、荷主企業側では物流コストの抑制や利益率改善へのプレッシャーが強まっており、「コストは下げたいがサービス水準は落とせない」という矛盾した要請が現場にのしかかっています。

このギャップを埋めるには、単純な値下げ交渉ではなく、配送管理そのものを見直す必要があります。たとえば、積載率の低いコースや迂回の多いルートを洗い出して再設計すること、混載や共同配送を検討すること、繁忙期と閑散期で車両投入を柔軟に見直すことなどが挙げられます。こうした取り組みを支える前提として、案件別の運賃・距離・時間・積載率といったデータが整っていることが重要です。配送管理を通じてコスト構造を「見える化」し、ムダな走行や待機の削減に結び付けていくことが、荷主・協力会社双方にとって持続的な関係を築くうえで欠かせません。

配送品質と顧客満足度の向上

EC市場の拡大やサプライチェーンの短納期化により、顧客は「早く正確に届くこと」に加え、「指定時間どおり」「破損なく」「状況が把握できること」まで含めた配送品質を求めるようになっています。少しの遅延や連絡不足が、クレームや取引見直しのきっかけになりかねません。

配送管理が十分に機能していないと、進捗がわからないまま現場任せになり、問い合わせへの回答も「確認中」の繰り返しになってしまいます。逆に、配送計画と実績が一元的に管理され、どの車両がどの地点まで進んでいるかを把握できていれば、遅延リスクの早期検知や代替案の提示が可能になります。これによって、顧客には事前連絡や状況説明を行うことができ、結果として信頼の維持・向上につながります。

荷主企業にとって配送品質は、自社のサービス品質そのものとして評価されます。協力会社に委託しているからといって任せきりにするのではなく、配送管理を通じて品質を設計・モニタリングする姿勢が重要です。

アナログな配送管理によくある課題

紙の配車表や個人のExcel、電話・メール・FAXを中心としたやり取りに依存したアナログな配送管理では、担当者の頭の中にしかない暗黙知に業務が縛られます。その結果、配車業務の属人化、リアルタイムな状況把握の困難さ、事務作業の増大とミスの発生といった課題が顕在化しやすくなります。協力会社が多い荷主企業ほど情報の行き来が複雑になり、現場負荷とリスクはさらに高まります。

配車業務の属人化

典型的な課題が、配車担当者に業務が集中し属人化することです。長年の経験を持つ担当者が、荷量の波や顧客ごとの条件、各協力会社やドライバーの特性を踏まえて、「この案件ならこの会社」「この時間帯ならこのルート」という判断を日々行っているケースは少なくありません。

一見するとスムーズに回っているようでも、担当者が不在になった途端に全体像が分からなくなり、配車の精度が落ちたり、依頼漏れや二重手配が発生したりします。新任担当者への引き継ぎにも時間がかかり、その間は過剰なバッファを持たせた非効率な配車になりがちです。

荷主企業にとっては、協力会社への指示内容や運賃条件が個人の感覚に依存している状態はガバナンス上のリスクでもあります。配車判断のロジックを明文化し、データに基づいて再現可能な形にしていくことが、配送管理の近代化には欠かせません。

リアルタイムな状況把握が困難

アナログ運用では、車両の現在地や作業状況を把握するために電話連絡やメッセージアプリに頼らざるをえません。荷主から「今どこまで進んでいるのか」「いつ到着するのか」と問い合わせがあるたびに、配車担当者や協力会社がドライバーに連絡し、折り返しを待つという非効率なコミュニケーションが発生します。

この状態では、遅延やトラブルが起きても把握が遅れ、対応も後手に回ります。渋滞や事故、荷主側の荷造り遅延など、現場で起こりうる変化に対して柔軟な差し替えやルート変更を行うためには、車両位置や進捗がリアルタイムで可視化されていることが理想です。

また、配送状況が見えていなければ、どのルートでどれだけの時間とコストがかかっているかを分析することもできません。結果として、経験的に「負担感はあるが具体的にどこがボトルネックなのか分からない」という状態に陥り、改善の打ち手が見えにくくなります。

事務作業の負担とミスの発生

配車表や日報、伝票、請求書などを紙やExcelで管理している場合、同じ情報を何度も転記する作業が発生します。たとえば、受注情報を別のシートにコピーして配車表を作成し、その後は運行指示書や請求書に再度入力し直すといったフローです。

こうした手作業は時間を要するだけでなく、入力ミスや漏れを招きやすくなります。宛先や金額、日付の誤記は、顧客とのトラブルや社内処理の手戻りにつながり、現場のストレス要因にもなります。また、協力会社からの運賃請求と荷主への請求との突合せも手作業になりがちで、請求漏れや二重計上のリスクを内包します。

荷主企業にとっては、配送コストの内訳や案件別の収支、協力会社別の採算性を迅速に把握できているかどうかが、経営判断の質を左右します。事務作業の多くが人手に頼った状態では、こうした分析に使える時間がほとんど残らず、「入力で一日が終わってしまう」という状況に陥りやすい点も大きな課題です。

配送指示の記録不備による法令違反リスク

取適法（下請法）や貨物自動車運送事業法では、配送依頼の内容・条件・対価を書面で交わすことが求められています。定期便や固定コースであれば基本契約書が整備されていることも多いですが、問題になりやすいのはイレギュラー便です。急な追加配送や代車手配は電話一本で完結させてしまうケースが少なくなく、「何を・どこへ・いくらで依頼したか」が記録に残らないまま案件が完了します。

後でトラブルが起きたとき、「指示した」「聞いていない」の水掛け論になるだけでなく、書面交付義務の違反として行政の監視対象になるリスクもあります。アナログな配送管理のもとでは、こうした法的根拠のある記録の蓄積が属人化・抜け漏れしやすく、コンプライアンス上の弱点になります。

配送管理システム（TMS）導入による解決とメリット

配送管理システム（TMS）は、受注から配車計画、ルート最適化、運行中の動態管理、実績・コスト管理までを一つの基盤で扱うためのシステムです。アナログ運用で発生していた属人化や情報分断、重複入力を解消し、データに基づく配送管理を実現することで、業務効率の向上、コスト削減、サービス品質向上、法令遵守の強化を同時に進められる点が大きなメリットです。

自動配車による業務時間の短縮と効率化

TMSには、自動配車やルート最適化の機能が備わってるものが存在します。配送先リストや時間指定、積載条件、車両特性などを登録すれば、システムが条件を満たす組み合わせを計算し、効率的な配車案とルート案を提示します。

これにより、従来は数時間かかっていた配車計画が短時間で作成できるようになり、担当者は例外対応や顧客調整など、より付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。また、人が組むと見落としがちなムダな走行や空回送をシステムが自動的に減らすことで、燃料費や車両稼働コストの削減にもつながります。

荷主企業が複数の協力会社に対して配車依頼を出す場合でも、案件ごとの条件に応じた割り当てロジックをあらかじめ設定しておけば、属人性を抑えた標準的な配車が可能になります。結果として、担当者交代時の引き継ぎリスクが低減し、業務継続性が高まります。

GPSによる車両位置の見える化と迅速な対応

TMSは、スマートフォンや専用端末、車載器と連携してGPSによる車両位置情報を取得し、地図上にリアルタイムで表示できるものがあります。これにより、どの車両がどこまで配送を進めているのか、どこで渋滞や停車が発生しているのかを、管理画面から一目で把握できます。

遅延の兆候があれば、早い段階で別ルートの検討や別車両への差し替えなどの対策を検討でき、荷主や顧客への事前連絡も行いやすくなります。再配達が想定される案件についても、位置情報をもとに効率的な再訪問の順序を組み立てることが可能です。

また、位置情報や走行履歴を蓄積することで、将来的にはルート改善やドライバー教育、危険地点の把握、安全運転指導などにも活用できます。荷主企業にとっては、協力会社任せだった運行実態が可視化されることで、取引条件の見直しや共同改善の議論が進めやすくなるというメリットもあります。

ペーパーレス化とドライバーの負担軽減

TMSを導入すると、運行指示書や日報、配送完了報告、伝票情報の一部をデジタル化でき、紙ベースの書類を大きく削減できる可能性があります。ドライバーはスマートフォンやタブレット上で指示内容や配送先情報を確認し、到着や完了をボタン操作で報告できるようになり、手書き作業や紙の保管・回収の負担が軽くなります。

事務側でも、配送実績や運賃情報が自動的にシステム上に集約されるため、日報転記や請求書作成といった定型作業を効率化できます。人的ミスのリスクが減るだけでなく、集計や分析に使えるデータが自動的に蓄積される点も重要です。

荷主企業としても、協力会社から受け取る情報がデジタルデータとして整備されれば、案件別・顧客別・エリア別のコストやリードタイムを比較しやすくなります。これにより、物流KPIを設定し、継続的な改善サイクルを回す基盤が整います。

配送管理システムの選び方

配送管理システム（TMS）は、配車計画に強いタイプ、当日の動態管理に強いタイプ、売上・収支管理までカバーするタイプなど、多様な製品が存在します。自社が抱える課題が「配車の属人化なのか」「進捗の見えにくさなのか」「コストの見える化なのか」を整理し、それに合った機能や導入形態を持つシステムを選ぶことが重要です。あわせて、自社の物流戦略や将来像との整合性も踏まえながら検討する際には、配送管理システムの機能や比較ポイントを整理した解説記事も参考になります。詳細な機能や比較の観点については、次の解説も参照してください。

参考リンク：https://hacobu.jp/blog/archives/1309

自社の配送形態との適合性

システム選定の第一のポイントは、自社の配送形態とシステムの得意領域が合っているかどうかです。たとえば、共同配送や路線便が中心なのか、自社便による定期配送が多いのか、スポット配送やチャーター比率が高いのかによって、必要となる機能や設定の柔軟性は変わります。

また、配送拠点数や車両台数、協力会社の数、配送エリアの広さによっても、求められるスケーラビリティや管理画面の設計は異なります。時間指定や温度管理、特殊車両などの制約条件が多い場合は、それらを細かく設定できるかどうかも重要です。

導入前には、自社の配送スキームや運行パターンを棚卸しし、「このパターンをこのシステムで再現できるか」「例外処理をどこまで吸収できるか」を製品側と具体的に確認することが、失敗しない選定につながります。

操作性の良さ

いくら高機能なTMSでも、現場担当者が使いこなせなければ定着しません。配車画面や地図表示、帳票出力、検索・フィルタリングなど、日常的に触る画面が直感的かどうかは極めて重要です。ドラッグ＆ドロップでルートを調整できるか、必要な情報にすぐアクセスできるか、入力項目が過度に多すぎないかといった観点で確認することが求められます。

また、ドライバーや協力会社が利用するスマートフォンアプリの使いやすさも見逃せません。ボタン数が多すぎないか、日本語表記が分かりやすいか、電波状況が悪い環境でもストレスなく利用できるかなどを、実機デモやトライアルを通じて確かめることが望ましいです。

操作性が高いシステムは、研修やマニュアル整備にかかる時間を抑え、現場への浸透も早まります。結果として、導入効果の立ち上がりが早くなるだけでなく、現場からの抵抗感も小さくなります。

既存システム（受注管理・WMS）との連携機能

荷主企業では、受注管理システムや倉庫管理システム（WMS）、基幹システムなど、すでに多くの業務システムが稼働しています。TMSがこれらと連携できていない場合、受注情報や在庫情報を手入力で転記する必要が生じ、作業負担とミスのリスクが増えてしまいます。

そのため、選定時にはAPIやファイル連携によって、既存システムから受注データや出荷指示データを取り込み、配送実績や運賃情報を戻せるかどうかを確認することが重要です。また、将来的に基幹システムや会計システムとの連携を見据えるのであれば、標準インターフェースの有無や連携実績、追加開発のしやすさもチェックすべきポイントです。

システム間連携がスムーズに行えるTMSであれば、受注から出荷、配送、請求までの情報が一気通貫でつながり、サプライチェーン全体の可視化と業務効率化を同時に進めることができます。

HacobuのMOVO Vistaで配送管理の課題を解決する

Hacobuが提供するMOVO Vistaは、荷主・元請け・運送会社をクラウドでつなぎ、配車依頼の受発注から進捗把握、請求管理までを一元化するクラウド型の配送管理サービスです。電話・FAX・メールに依存していたやり取りをデジタル化し、受注情報の共有から配車計画の作成まで、関係者全員がひとつの画面で管理できます。

改正貨物自動車運送事業法への対応として求められる実運送体制管理簿の出力機能も備えており、請負階層の把握と法令対応を日常の配送管理業務の中で完結させることができます。また、ドライバーの現場実績をモバイルからリアルタイムで取得し、ダッシュボードによる車格別単価・協力会社別金額・積載率などの分析も可能です。

アナログ運用で発生していた属人化・情報分断・重複入力の解消を、特定のシステムへの大規模な移行なしに進めたい荷主・元請け事業者にとって、即導入しやすいSaaSとして多くの企業に活用されています。

まとめ

配送管理は、単にトラックを手配する業務ではなく、受注から配送完了までの最終工程を統合的にマネジメントし、コストと品質、安全と法令遵守を両立させるための重要な機能です。特に、2024年問題による労働時間規制、燃料費や人件費の高騰、顧客のサービス期待水準の上昇が重なる中で、経験と勘に依存したアナログな運用には限界が見えつつあります。

配車業務の属人化や状況の見えにくさ、事務作業の負担とミスといった課題に対しては、配送管理システム（TMS）の導入が有効な選択肢となります。自動配車や動態管理、ペーパーレス化を通じて、業務時間の短縮、配送コストの削減、ドライバー負荷の軽減、顧客対応の質向上が期待できます。そのうえで、自社の配送形態との適合性、操作性、既存システムとの連携性といった観点から、自社に合ったTMSを選定することが重要です。

荷主企業として配送管理を自らのテーマとして捉え、協力会社とともにデータに基づく改善サイクルを回していくことが、これからの物流環境を乗り切るうえで大きな武器になります。

既製品のSaaSでは対応しきれない自社固有の物流課題や、既存システムとの個別連携が必要な場合は、Hacobuの個社開発チームHacobu Solution Studioもご活用ください。物流データの統合基盤づくりから業務システムのカスタム開発まで、各社の物流環境に合わせたソリューションを提供しています。