スポット便・チャーター便の発注管理における課題とは？手配から請求までを効率化する方法

協力会社へのスポット便・チャーター便（庸車）の発注や請求管理に課題を感じていませんか？電話やFAXによる発注の非効率、特定の担当者への属人化、月末の請求書突合作業の手間――これらは多くの物流事業者に共通する悩みです。本記事では、スポット便・チャーター便の発注・請求管理におけるよくある課題と、その解決策について、物流DXパートナーのHacobuが解説します。

スポット便・チャーター便の手配・管理でよくある課題

庸車とは？スポット便・チャーター便との違い

庸車とは、自社の配送キャパシティでは賄いきれない場合に、協力会社（外部の運送会社）に配送を委託することを指します。厳密には、「スポット便」は単発の配送依頼、「チャーター便」は車両を一定時間貸し切る形態を指しますが、現場では庸車と同義的に使われることも多く、呼び方は企業によってさまざまです。いずれも「自社便では対応しきれない配送を外部に委託する」という点では共通しています。たとえば、固定ルートの自社配送を主体としつつ、繁忙期やキャパオーバー時に庸車を活用するといったケースがあります。

スポット便の発注が電話・FAX頼みで非効率

固定ルートの配送は配車システムなどでシステム化されていることが多い一方、スポット便・チャーター便の手配は依然として電話やFAXに依存しているケースが目立ちます。キャパオーバーが発生すると、配車担当者は複数の協力会社に電話で一斉に依頼し、早く返答があった会社に配車を決めるという流れが一般的です。

また、発注後も協力会社から「高速を使ってよいか」といった個別の確認電話が頻繁に入るなど、コミュニケーションコストが大きくなりがちです。発注内容が記録に残らないため、後から条件を確認したいときにも不便が生じます。

配車業務が属人化し、特定の担当者に集中する

スポット便手配のもうひとつの大きな課題が、業務の属人化です。協力会社との関係性や単価感、得意エリアといったノウハウが特定の配車担当者の頭の中にしかないという状況は、多くの現場で見られます。その担当者にしか判断できないために、時間帯を問わず連絡が集中する、不在時に業務が止まるといった問題が起こります。

「この荷量ならどの協力会社に依頼すべきか」「この案件の単価感は妥当か」といった判断も、担当者の経験に依存しているケースが少なくありません。こうしたノウハウが共有されないまま、特定の担当者に業務が集中してしまうのです。

請求・精算にも手間が積み重なる

協力会社ごとに届く請求書のフォーマットがバラバラ

スポット便・チャーター便の管理における課題は、手配だけにとどまりません。月末になると協力会社ごとに異なるフォーマットの請求書が届きます。協力会社にフォーマットの統一を依頼することも現実的には難しく、それを1件ずつ目視で突合する必要があります。また、案件情報と請求情報が紐づいていないため、発注内容と請求書の突合には相応の工数がかかります。

発注時の金額と実際の請求額にズレが発生する

さらに、発注時に合意した金額と実際の請求額に差異が生じることがあります。待機料や追加作業などにより金額が変動するケースがあり、その確認や協力会社とのコミュニケーションに時間が取られます。突合作業の負担とあわせて、請求フェーズ全体が大きな工数を生んでいるのが実情です。

Hacobuが提供するMOVO Vistaでスポット便の発注・請求管理をまるごと効率化

協力会社への発注をプラットフォーム上で一元化

Hacobuが提供する配車受発注・管理サービスMOVO Vistaは、協力会社への発注をプラットフォーム上で一元管理できるサービスです。電話やFAXを介さず、複数の協力会社への一斉依頼から回答の管理までをシステム上で完結できます。高速利用の可否や料金条件といった情報もデータとして共有できるため、口頭でのやりとりを大幅に削減できます。また、自社配送とスポット便を同じ画面上で管理できるため、配送状況の全体把握も容易になります。

発注履歴が記録に残り、属人化を解消

MOVO Vistaでは、誰が・いつ・どの協力会社に・どのような条件で依頼したかがすべて記録に残ります。特定の担当者の頭の中にしかなかったノウハウがデータとして蓄積されるため、担当者の交代時や不在時にも業務が止まることがなくなります。

請求書を統一フォーマットで発行、突合もシームレスに

MOVO Vista上で発行される請求書は統一フォーマットのため、協力会社ごとにフォーマットが異なるという問題が解消されます。案件情報と請求情報が紐づいているため、発注時の金額と請求額の突合も容易になり、突合作業の工数を大幅に削減できます。

MOVO Vistaの資料は以下からダウンロードいただけます。

まとめ

スポット便・チャーター便の発注・請求管理における課題は、大きく「手配の非効率」と「請求の手間」に集約されます。電話やFAXに依存した発注フロー、特定の担当者への属人化、請求書の突合作業――これらはいずれも、情報がデジタル化されていないことに起因しています。Hacobuが提供するMOVO Vistaは、発注から請求までをひとつのプラットフォーム上で完結できるサービスです。スポット便・チャーター便の管理効率化を検討されている方は、まずはお気軽に資料をご請求ください。