手作業による請求作業で、月初の業務が逼迫。アナログによるヒューマンエラーも
Q.MOVO Vista導入の背景を教えてください
山田様: 幸運トラックでは近年、グループ全社をあげてDXの推進が加速しており、人事システムや配送案件管理システムなどのさまざまなシステムの導入を開始しました。
私は請求支払い業務をメインで担当しています。前職では、配車管理のシステム開発PJに携わったこともあり、請求支払い業務にシステムを導入し、事務作業の業務効率化や生産性向上を目指していました。
Q.MOVO Vista導入前の課題を教えてください
課題は2点ありました。
1つ目は、毎月の請求内容の突合や確認作業に多大な労力がかかっていた点です。
弊社では昨年から輸送パートナーへの支払いを早期化する取り組みを行っています。それにより、輸送パートナーからの請求内容を確認する期間が短くなり、毎月の請求内容の突合や確認作業が現場を逼迫していました。
荷主のシステムからダウンロードしたデータを弊社側で表計算ソフトに貼り付け、請求の支払い明細を作成しています。請求の際には輸送パートナーごとにファイルを分け、前月分を翌月1日に送付します。そのタイミングで輸送パートナー70社から一斉に運賃や運行内容などについての問い合わせがくるため、月初の業務が逼迫していました。
弊社の経理からの支払いは、毎月27日に行っていますが、全ての確認が完了するタイミングが23日という支払日の直前になることもありました。輸送パートナーからの請求書到着から支払いまでの期間が短いため、毎月の請求内容の突合や確認作業の逼迫という課題を抱えていました。
2つ目は、転記作業による非効率とヒューマンエラーです。
篠栗物流センターでは、荷主である大手運送会社の元請けとして、協力会社車両の手配を行っています。MOVO Vista導入前は、FAXを用いたオペレーションや手入力で作業を行っていました。荷主からいただいた物量の予測数値に基づいて必要車両数を決定し、月間配車表をFAXで輸送パートナーに送ります。内容に問題がなければ押印いただき、FAXでお戻しいただくというフローでした。
その後、輸送パートナーから運行前日17時までに乗務員情報がFAXで送られてきます。送られてきたFAXをもとに、乗務員情報を荷主のシステムへ手入力する作業が毎日1時間半発生していました。
また、FAXを確認しながら手入力で作業を行うため、ヒューマンエラーが生じることも多くありました。乗務員の携帯番号を請求の際のデータ作成のマスタとして活用していたため、手入力の段階で誤りがあるとその後の業務にも問題が生じます。
毎日、約70社の輸送パートナーよりFAXが送られてくるという状況で、紙ベースでの管理にも限界を感じていました。
1カ月で2,000枚のFAXを削減しペーパーレス化の実現にも貢献
Q.MOVO Vista導入の苦労や運用成功の秘訣を教えてください
輸送パートナー約70社とのやりとりにおいて、MOVO Vistaを活用していただいていますが、特にネガティブな意見もなく、順調に運用できています。
導入時には、弊社から輸送パートナーに対して説明会を行いました。当初はシステムの使い方に関する問い合わせもいただきましたが、今はほぼありません。
Q.MOVO Vista導入の成果を教えてください
請求に関するフローで大きな変化がありました。
運行翌日に荷主のシステムからデータをダウンロードし、それをMOVO Vistaにアップロードします。輸送パートナーは、その時点から運行内容や運賃に相違がないかを確認することができるようになりました。
依頼内容から実績までを一元管理できるようになり、輸送パートナーとタイムリーに共有することによって、請求内容の確認にかかる業務が大幅に削減されました。70社からの請求内容の合意がスムーズになり、毎月の請求内容についての問い合わせを60件から5件に削減することに成功しました。
輸送パートナーとの支払い確定業務もスムーズになりました。請求書の受領完了が15日早まり、1週間で完結できるようになりました。そのため、支払日までに余裕をもって請求内容の確認ができ、削減された時間を他のコア業務に充てることができます。
配送依頼時には、荷主から予測数値をいただき月間指示書を作成しています。それをcsvでダウンロード後に加工し、MOVO Vistaで案件を作成・送信するというフローになりました。
導入前は、月間配車表を輸送パートナーごとにFAXで送る作業が必要でしたが、その作業が不要になりました。また、乗務員情報もMOVO Vistaで一元管理できるため、輸送パートナーからのFAXをもとに手入力で転記する作業がなくなり、MOVO Vistaでダウンロードしたデータを連携するだけになりました。
MOVO Vistaのデータを一括で別システムに登録できるため、システムに手入力する作業が不要となり、誤入力がなくなりました。さらに乗務員情報連絡がデジタル化したことによって、1カ月で2,000枚のFAXが削減され、ペーパーレス化に成功しました。
弊社の業務効率化や生産性の向上だけでなく、輸送パートナーから「幸運トラックさんはペーパーレス化が進んでいますね」というお褒めのお言葉をいただきました。
物流領域において、ペーパーレス化は大きな課題のひとつですが、なかなか取り組むきっかけがない企業が多いのも現状です。弊社のMOVO Vista導入が、輸送パートナーのペーパーレス化やデジタル化の機運が高まるきっかけにもつながったことを、大変嬉しく思っています。
