業務の属人化を解消することが急務だった
Q. MOVO Vista導入時の課題や背景を教えてください
佐藤様： 第一の課題は、車両の手配が電話やFAXといったアナログな手段に頼っていたことです。手配の進捗は担当者以外には分からず、業務が属人化していました。誰がどこにいても手配の状況を確認できるツールが欲しかった、というのが導入の背景です。
もう一つの課題は請求業務です。発注書はPC内のフォルダに分散して保管していたため、運送会社様からの請求書との突合は、1件ずつPDFを開いて確認しなければなりませんでした。この作業に手間がかかっていました。
Q. 車両の手配は、どのような体制で行っていたのですか
佐藤様： 営業所は入庫から出庫まで4つのセクションに分かれていて、車両手配はそれぞれのセクションの中で1人だけが担っていました。セクションごとに担当が1人のため、その人が休むと、同じセクションに代われる人がいないという状況でした。また、業務が異なるため、互いのセクションの配車手配の応援に入れませんでした。
Q. 手配の進捗が担当者以外に分からないことで、具体的にどんな場面で困っていましたか
佐藤様： 一番は、休暇中の連絡です。前日に細かく引き継いでも伝わりきらず、休暇中の担当者に運送会社様から直接連絡が入ることもありました。休暇中の担当者が電話を受け、出勤中の別担当に引き継ぐ。休みの日も携帯を手放せない状態でした。
力を入れたのは、配送案件のテンプレート機能の作りこみ
Q. 導入はどのような手順で進めましたか
佐藤様： 進め方は「運用設計」「社外説明会」「社内説明会」「稼働」の4段階です。やりたい運用は契約前の打ち合わせでHacobuに伝えており、実現できそうだと分かっていたので、運用設計では迷いませんでした。何をどう設定すれば自社の運用どおりに回るかをHacobuの導入支援担当者に相談し、設定方法を教わりながら登録していきました。
Q. 設定は、どのように進めていったのですか
佐藤様： 配送案件のテンプレート（Hacobu注：納品先や車種など、繰り返し発生する依頼内容をあらかじめ登録しておく機能）の作成です。あわせて、各種表示項目などを自社の使いやすい形にする設定もおこないました。これらのシステム設定に一番時間をかけましたが、通常業務の合間の2〜3日ほどです。
その先の社内展開を見据えて、「テンプレートを呼び出して、日付と数量だけ入れれば発注できる」状態を先に作りたかったんです。ここは初期投資の時間だと割り切って作りこみました。
設定で分からないことは導入支援担当者に都度確認できたので、迷わず進められました。設定する工数という点では、苦戦した部分ももちろんあります。
それでも、属人化が解消されれば問題が解決すると常に考えて前向きに進められましたし、終わってみれば設定部分も想定よりもスムーズに進められたと感じています。
苦戦を予想していた運送会社様への説明はスムーズに完了した
Q. 運送会社様の理解は得られましたか
大竹様： 社外説明会には、運送会社様5社から20名以上にご参加いただきました。導入に対する不安の声はたしかにありました。それでも、世の中的にいろいろなセンターでこういったシステムが導入されているという時代の背景をご理解いただいた上で、ご協力いただけたところが大きいです。
また、運送会社様の中には、すでに納品予約でHacobuのトラック予約受付サービス「MOVO Berth（ムーボ・バース）」をお使いのところもありました。これまでメールで車番を一つずつ送っていただいていたものが、同じMOVOの画面に入力するだけで済むようになる。そうお伝えすると、安心された担当者もいました。
正直、もっと強い拒否反応が出て、一社一社訪問して説明する必要があると予想していました。ところが実際には、社外説明会後の問い合わせもなく、トラブルのないまま立ち上げることができました。みなさんすぐに操作を覚えてくださり、今も問題なく運用できています。
社内説明会は1時間。初めて触るメンバーも「分かりやすい」の声
Q. 社内への展開の進め方を教えてください
佐藤様： Hacobuの導入支援担当者にも同席いただき、社内で操作説明会を開きました。時間は1時間ほどで、参加者は営業所のほぼ全員です。機能の説明を聞いて、実際に触ってみて、質疑応答という流れでした。
配車業務の属人化を解消するため、一部の担当者に絞らず、営業所の社員全員にMOVO Vistaのアカウントを発行しました。そのうえで説明会を実施し、誰でも手配できる状態を目指しました。発注と請求の確認だけなら、30分から1時間で覚えられます。
操作はスムーズに覚えてもらえました。テンプレートであらかた入力されているので、入力するのは日付と数量だけ。覚えることがほとんどないんです。社内の振り返りの場でも「前より楽になった、抜け漏れがなくなった」という声が上がっています。管理者のダブルチェックも、テンプレート部分は確認が不要なので、確認箇所が減ったという体感が大きいです。
機能がシンプルなので、PCが苦手な人でも使いこなせています。属人化は解消しなければいけない課題だという共通認識もあったので、みんな積極的に触ってくれたことが印象的です。
車両の手配は、すべてMOVO Vistaに集めた
Q. 現在、MOVO Vistaはどの業務で使っていますか
大竹様： 納品先への車両手配は、すべてMOVO Vistaに集めています。以前は電話や口頭でやり取りしていたものが、今は一つの画面の中にあります。毎日決まったルートへ向かう手配も、荷主様の都合で都度発生する手配も、同じやり方です。それ以外にも月末月初の請求確認でも使っています。
Q. 日々の流れはどのようになっていますか
佐藤様： 私が担当している固定便の手配は月曜日から金曜日まで毎日納品があるので、1日4回以上発注しています。物量が増える時期は保冷車の増便もあり、1日5回、6回になることもあります。
発注は、作ってあるテンプレートを呼び出して納品先を入れ、数量を直すだけです。1週間分をまとめて作り、最終確認までで10分ほどです。あとは運送会社様が依頼を承諾し、向かうトラックの車番を入力してくださるので、その車番をもとに積み込みます。
大竹様： 私は不定期のチャーター便の手配が中心で、月に10件前後です。荷主様から「この宛先にこの物量を送ってほしい」と依頼をいただいたら、MOVO Vistaに配送の依頼内容を入力して運送会社様に依頼し、承諾や進捗を画面で確認していきます。案件によっては、依頼の前に複数社へ条件を出して見積もりを集め、一番安い会社を荷主様にお伝えします。
担当者が休んでも、手配の状況が分かる
Q. MOVO Vistaを使って、変わったことを教えてください
佐藤様： MOVO Vistaを使うようになってからは、誰がどこまで手配したかが画面で見られるようになりました。担当者が休んでいても、「あの人はどこまで手配したのかわからない」と運送会社様に問い合わせる必要がありません。この確認は運送会社様の手間にもなっていたと思うので、なくなったのは大きいです。
画面を見れば、まだ発注できていない案件にも事前に気づけるので、手配漏れの防止にもつながっています。
Q. 属人化していた業務をシステムに移していく上で、意識したことはありますか
佐藤様： 配車手配の品質が落ちないかというところです。従来の業務がシステムに置き換わって、それまで当たり前にできていたことができなくなるのは絶対にあってはいけないので、自社の業務を言語化し、設定に落とし込んでいくことを重要視していました。
稼働後の最初の1週間だけは自分で入力し、手配の品質に問題ないことを確認しましたが、その後は担当者に任せていきました。現在は、担当者が自身の担当以外の手配まで行えるようになり、業務の幅も広がっています。
配車も請求も、1件ずつの作業から画面ひとつに
Q. 配車や請求の業務はどう変わりましたか
佐藤様： 配車や請求にかかる負担は、大きく減りました。配車作業は以前、1件ずつ日付などを発注書に入力したうえで、車両を確保できるか電話やメールで確認していました。追加が出れば、その都度手配をやり直す必要もありました。
今は事務担当の方にMOVO Vistaでの配車手配をお願いできるので、私は入力が終わった後に最終のダブルチェックをするのみになりました。毎日1時間半くらいが削減できたので、インパクトが大きいと感じています。
請求作業も同じです。以前は発注書と請求書をPDFで1件ずつ開いて確認していましたが、今は対象になった案件の実績を、運送会社様や期間などの条件で絞り込み、一覧で表示できます。発注の内容と請求の内容をシステム内の同じ画面で見比べられるので、突合する作業がかなり軽くなりました。
Q. 生まれた時間は何に使っていますか
佐藤様： 庫内の従業員とのコミュニケーションと、そこからの改善活動です。事務担当の方に任せられるようになったことで、庫内に出て作業の状況を確認したり、自分の業務の幅を広げたりする時間が取れるようになったのは、すごくうれしいです。
荷主様からも「レスポンスが早くて助かる」と好評
Q. 荷主様とのやり取りには、どのような変化がありましたか
大竹様： 配送のステータスが見えるようになったのが大きいです。荷主様から「この商品、納品先にもう届いていますか」とお問い合わせをいただくことがあります。以前は3日に1回くらい問い合わせがあり、そのたびに運送会社様に確認して時間を取られていました。今はMOVO Vistaで配送のステータスを見て、すぐに答えられるので、運送会社様への確認する手間そのものがなくなりました。
Q. 複数社への相見積もりは、どのような流れで行っていますか
大竹様： チャーター便では、荷主様から「この配送費は適切なのか」と確認を受けることが多いので、複数の運送会社様へ同時に見積もりを依頼し、金額を比較できる機能を使っています。「納品先はどこまで、距離は何キロ、重量は何トン」という条件を出して、各社に料金を提示していただく形です。
少なくとも3社は比較します。回答が出そろったところで、一番安い運送会社様に手配の確認を取り、その金額を荷主様に「これでどうですか」とお返しします。
今までは各社に電話やメールで個別に聞いて回らなければならなかったのですが、MOVO Vista上で一括で依頼できるようになり、確認のスピードが格段に上がりました。運送会社様もよく画面を見てくださっていて、見積もりの回答も早いです。荷主様からも「レスポンスが早くて助かる」というお言葉をいただけています。
「PCを触ってこなかった私でも、推進できた」
Q. 同じような課題を持つ企業に、伝えたいことはありますか
佐藤様： 社内外の関係者の巻き込みなどに懸念を持たれることがあるのではないかと思います。確かに、ただ説明を聞くだけだと、難しそうに思われてしまいますが、準備期間で実際に触ってもらうことで関係者の理解が大きく進んだ感覚があります。
大竹様： 私自身、PCを触ってこなかった人間ですが、MOVO Vistaはシンプルな仕組みなので、導入の推進役まで務めることができました。
新しい仕組みには、最初は身構えてしまう方も多いと思いますが、自分たちの業務フローを棚卸ししておけば、どう設定すべきかはHacobuが一緒に考えてくれるので、属人化や配車の手間などに悩まれている他の企業様でも始めやすいのではないかと思います。
（左から）横浜本牧営業所 主任 大竹将哉様、横浜本牧営業所 佐藤駿平様
